Aanmaningen sturen en een vordering uit handen geven

Wanneer een debiteur niet betaalt is dat vervelend. U wilt uw goede relatie met de debiteur behouden, maar u wilt ook de betaling waarop u recht heeft. In deze blog leggen we het belang van duidelijke afspraken uit en geven we tips over hoe u duidelijk met uw debiteur communiceert. Daarbij vertellen we waarom één herinnering en één aanmaning voldoende is en wanneer het verstandig is om een vordering uit handen te geven.

Het belang van duidelijke afspraken

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met uw debiteuren, onder andere over de betalingstermijn. De betalingstermijn is een belangrijk aspect van het debiteurenbeheer en geeft aan binnen hoeveel dagen de factuur moet zijn voldaan. 

Door vooraf duidelijke afspraken te maken met zowel nieuwe als bestaande klanten, kunnen ze niet terugvallen op een  ‘dat wist ik niet’ wanneer een factuur niet of te laat wordt betaald. 

Daarnaast laat u met duidelijk afspraken zien dat u de zaken goed op orde heeft. Dat maakt dat bedrijven u serieus zullen nemen en toont de professionaliteit van uw organisatie.

Duidelijke communicatie naar de debiteur

Duidelijke communicatie is onmisbaar bij goed debiteurenbeheer. Een aantal tips voor het versturen van facturen en herinneringen:

1. Wanneer u voorafgaand aan het zakendoen een offerte stuurt, is het verstandig om uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Het is aan te raden om ook uw betalingstermijn op te nemen in uw algemene voorwaarden. Daarbij is het verstandig om de betalingstermijn op de offerte of in het begeleidend schrijven te noemen.
2. Bij online bestellingen is er vaak geen offerte. Over het algemeen wordt bij de checkout van het bedrijf duidelijk wat de betaaltermijn is en waar u de algemene voorwaarden kunt vinden. Zorg dat dit hier aanwezig is.
3. Heeft een debiteur de betalingstermijn gemist? Stuur na de vervaltermijn een herinnering waarin u benadrukt dat de oorspronkelijke betalingstermijn is vervallen en dat de debiteur in gebreke is. Geef de debiteur de nieuwe betalingstermijn, wanneer de debiteur niet voor de nieuwe termijn betaalt is deze in verzuim.
4. Bel uw debiteur wanneer deze in verzuim is. Laat weten dat de dat de betalingstermijn ruim is overschreden en maak concrete afspraken over wanneer de betaling wordt gedaan.

Herinneringen sturen: één herinnering en één aanmaning

Uit ervaring is gebleken dat sommige debiteuren pas laat overgaan tot betalen. Enkele debiteuren maken er een sport van om zo lang mogelijk te wachten met de betaling en te wachten tot de laatste aanmaning.

Het is belangrijk om gelijk actie te ondernemen wanneer de betalingstermijn is overschreden. Het is niet nodig om veel herinneringen te sturen. Eén herinnering en één aanmaning is voldoende.

Waarom is één herinnering en één aanmaning voldoende? 

Bij Credit Care zijn we van mening dan één aanmaning voldoende moet zijn. U heeft voor deze aanmaning al:

• Een factuur gestuurd
• Een herinnering verzonden
• Telefonisch contact gehad

Na een aanmaning, wat dient als tweede herinnering, heeft uw klant genoeg kansen gekregen om te betalen. Als u dit proces verlengt met meer herinneringen kunt u uw geloofwaardigheid verliezen.

Om deze reden raden we af om het woord ‘eerste’ te gebruiken bij een herinnering. Dit impliceert dat meer herinneringen volgen.

Aanmaning sturen

In een aanmaning staat wat de extra kosten zijn als u de betaling niet binnen de gestelde termijn ontvangt en u de vordering uit handen moet geven. Een aanmaning moet aan een aantal eisen voldoen.

Een vordering uit handen geven

Als een debiteur na deze stappen nog steeds niet betaalt kunt u de vordering het beste uit handen geven. Het uit handen geven van een vordering brengt een aantal voordelen met zich mee:

• U bent minder tijd -en daarmee kosten- kwijt aan slecht betalende klanten. Herinneringen versturen en het controleren of de termijn wordt nageleefd kan met veel debiteuren namelijk een tijdrovende klus zijn
• De kans dat een debiteur betaalt is een stuk groter bij het inschakelen van een incassobureau 
• Een debiteur verbetert haar betaalgedrag vaak nadat een vordering uit handen is gegeven aan een incassobureau, waardoor u hier in de toekomst profijt van heeft

Debiteurenbeheer en incasso

Wilt u zeker weten dat uw debiteuren op de juiste manier en op tijd worden herinnerd aan hun betalingsverplichting? Kies dan voor debiteurenbeheer door specialisten. Met Credit Care worden de afspraken die u heeft gemaakt met de klant nageleefd en wordt door de connectie met Nova Incasso een eventueel incassotraject moeiteloos opgestart.

Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.