skip to Main Content
085 - 1303 230 info@credit-care.com

De ideale factuur

Een organisatie zonder factuur is bijna onmogelijk. De factuur is namelijk een van de belangrijkste documenten van een bedrijf. Dit is dé manier om uw inkomsten te ontvangen wanneer u op krediet levert. Daarnaast staan facturen centraal voor de omzetbelasting, ook wel bekend als de btw. Uiteraard is een goede factuur ook de basis voor een nette en volledige administratie. Dit is niet alleen belangrijk voor uw eigen bedrijf, maar ook voor de Belastingdienst.

Wettelijke eisen

Er is een aantal wettelijke eisen verbonden aan een factuur. Iedere factuur moet voldoen aan de 12 eisen die de Belastingdienst stelt voor de opgave van btw en inkomstenbelasting.

Niet alleen voor de Belastingdienst is een juiste factuur belangrijk, maar ook voor uw afnemer. Pas wanneer uw factuur in wettelijk opzicht compleet is mag de afnemer de in rekening gebrachte omzetbelasting aftrekken. Wanneer deze onvolledig of onjuist is, riskeert u ook een verzuimboete.

Een factuur opstellen: de kop

Een factuur kan worden ingedeeld in drie blokken. Het bovenste gedeelte noemen we de kop. De kop staan meestal de volgende gegevens:

Uw eigen gegevens
Plaats bovenaan het logo van uw bedrijf voor herkenbaarheid. Daarnaast moeten uw eigen NAW-gegevens, het KvK-nummer en btw-identificatienummer vermeld zijn. Ook uw bankgegevens zoals de IBAN en de BIC horen hier thuis.

Gegevens van de afnemer
Op de factuur staan natuurlijk ook de bedrijfsnaam en het adres van uw afnemer. Voor de volledigheid wordt hier ook vaak een t.a.v. in opgenomen. Dit kan een contactpersoon zijn, maar ook bijvoorbeeld de crediteurenadministratie. Het kan ook goed zijn om een contactpersoon te vermelden. De contactpersoon hoeft niet altijd de persoon te zijn die over de betaling gaat. Hij of zij is dan niet dezelfde persoon als de t.a.v..

Gegevens factuur
In de kop staat de factuurdatum, vervaldatum en een opeenvolgend factuurnummer. Met deze laatste kan een factuur gemakkelijk worden geïdentificeerd. Erg handig voor uw eigen administratie, maar ook noodzakelijk voor de Belastingdienst. U kunt hier ook een algemene omschrijving of referentie toevoegen.

De regel(s) van de factuur

Het middelste gedeelte van de factuur noemen we de regel(s). Dit betreft het gedeelte waarin informatie over de afgenomen producten en diensten wordt weergegeven. Om een factuur wettelijk compleet te maken moeten de volgende aspecten verwerkt worden in dit gedeelte van de factuur en in de verschillende kolommen van de tabel:

  • Een (gedetailleerde) beschrijving van de diensten of producten die zijn geleverd;
  • Het aantal van de diensten, producten of uren die zijn geleverd;
  • Het uurtarief of de prijs van het product of dienst;
  • De belastingtarieven over de dienst of product, te weten 0%, 6%, 21% of vrijstelling. Een overzicht van de producten en diensten welke vrijgesteld is van btw vindt u op de site van de Belastingdienst;
  • De totaalprijs van iedere factuurregel.

De bovenstaande punten zijn de productregels op de factuur. Hierop volgt een samenvatting van de punten waarin u het totaalbedrag formuleert. Daarin verwerkt u eventuele (vooruitbetalings)kortingen als deze bij de productprijs zijn inbegrepen. Tot slot vermeldt u het totaal verschuldigde bedrag voor alle geleverde diensten of producten. Dit totaalbedrag moet opgebouwd zijn uit het totaalbedrag van de producten er diensten exclusief btw en het btw bedrag.

De voet van de factuur

Het onderste gedeelte waarmee de factuur wordt afgesloten noemen we de voet. Deze bevat wederom belangrijke informatie voor de afnemer. Denk hierbij aan:

  • Opmerkingen: zoals een verwijzing naar een vorige factuur of afspraken die onderling gemaakt zijn;
  • Voorwaarden: hierbij kunt u verwijzen naar de voorwaarden op uw website of naar de achterzijde van de factuur;
  • Betalingstermijn: de termijn waarbinnen u het verschuldigde bedrag wilt ontvangen. Deze is standaard vastgesteld op 30 dagen. Geef als leverancier geen datum uit het verleden. Zo voorkomt u onduidelijkheden en het risico dat de klant zijn eigen betalingstermijn gaat bepalen.

De factuur volledig maken

De belangrijkste en wettelijke verplichte aspecten van de factuur heeft u nu op een rijtje. Graag geven we nog een aantal tips om de factuur zo volledig mogelijk te maken.

  • Vermeld dat het om een factuur gaat. Zo voorkomt u verwarring bij een debiteur. Ditzelfde geldt voor een offerte of een creditfactuur. Dit maakt ook uw eigen administratie inzichtelijker.
  • Facturen moeten in de oorspronkelijke vorm bewaard worden: digitale facturen moeten digitaal opgeslagen worden en papieren facturen op papier. Beide vormen moeten gedurende zeven jaar bewaard worden.
  • Hoe beter vormgegeven, hoe prettiger de factuur wordt ontvangen door de debiteur. Een klantvriendelijk factuur met een duidelijk onderwerp, een totaalbedrag wat goed te herleiden is en aansluit bij de diensten of producten, een goede referentie en een zichtbaar IBAN voorkomt verwarring bij de debiteur en zal daardoor betaling bespoedigen.
  • Elektronisch factureren, bijvoorbeeld door middel van een PDF via de e-mail, is alleen toegestaan als de afnemer dit aanvaart.

Facturatieproces uitbesteden

Facturen maken kost veel tijd, zeker wanneer u het druk heeft met uw core business. U besteed uw tijd en geld waarschijnlijk liever aan die zaken. Credit Care geeft u groot gelijk. Graag helpen wij u met uw facturatieproces en debiteurenbeheer. Zo houdt u tijd over voor zaken waar u gespecialiseerd in bent en bespaart u geld en tijd.

Neem contact op
Back To Top