skip to Main Content
085 - 1303 230 info@credit-care.com

Hoe belt u een klant met betrekking tot een openstaande vordering?

Het is vervelend wanneer een debiteur de factuur niet betaalt. U wilt het geld ontvangen waar u recht op heeft, maar ook een goede relatie behouden met de debiteur. Om de factuur betaald te krijgen moet u uw debiteur herinneren aan zijn of haar betalingsplicht. Telefonisch contact is een effectieve manier om bij een debiteur de openstaande factuur onder de aandacht te brengen, aangezien een telefoontje moeilijker te negeren is dan een betalingsherinnering per e-mail. Door het telefonisch te bespreken krijgt u ook meteen inzicht in de situatie van uw debiteur. In deze blog leggen we uit hoe u een klant belt met betrekking tot een openstaande vordering.  

Laat de juiste persoon bellen  

De eerste stap in het voorbereiden van een telefoongesprek met uw debiteur is bedenken wie er gaat bellen. Laat een medewerker bellen die goed is in klantcontact en zelfverzekerd de telefoon oppakt. Het is van belang dat de medewerker bevoegd is om betalingsafspraken te mogen maken.  

Bereid uw gesprek voor  

Als er is vastgesteld wie er gaat bellen is het belangrijk om het telefonisch contact voor te bereiden door de volgende informatie voorhanden te hebben:  

  • Het factuurnummer; 
  • Het openstaande bedrag; 
  • De uiterste betaaldatum; 
  • Hoe vaak en wanneer u een betalingsherinnering gestuurd heeft; 
  • Om welk product of dienst het gaat. 

 Het is in het voorbereidingsproces ook van belang dat u nadenkt of een eventuele betalingsregeling mogelijk is en zo ja, een betalingsregeling van hoeveel termijnen. Door voor uzelf alvast doelen te stellen kunt u het gesprek beter sturen naar het gewenste resultaat.  

Heeft u een contactpersoon omtrent betalingen binnen de organisatie van uw debiteur? Noteer de naam zodat u gelijk doorverbonden kan worden naar de juiste persoon. Als u geen contactpersoon heeft, of de persoon in kwestie is op het moment van bellen niet aanwezig, vraag dan naar de manager of een ander persoon die beslissingen kan nemen. Mocht er niemand aanwezig zijn die u te woord kan staan, vraag dan om een direct telefoonnummer of vraag om een terugbel afspraak.  

Bel tijdens de ‘gouden beluren’ 

Zorg dat u belt om een tijd dat u het meeste kans maakt uw klant te bereiken. 
Hiervoor kunt u gebruik maken van de zogenoemde ‘gouden beluren’, waarop u het meest kans maakt op een goed gesprek. De gouden beluren zijn in de ochtend tussen 09:30 en 11:30 uur, of in de middag tussen 13:30 en 15:30 uur. In deze uren is uw klant opgestart, niet afwezig in verband met lunch en ook niet aan het afronden om naar huis te gaan. 

Naast het gebruik maken van de gouden beluren is ook de juiste dag van belang.  

Als u op donderdag en vrijdag belt is de kans aanwezig dat uw betaling over het weekeinde getild wordt en hierdoor eventueel vergeten kan worden. We raden u aan om aan het begin van de week te bellen want dan kan uw debiteur dit nog dezelfde week voor u regelen.  

Het gesprek 

Het is in uw gesprek van belang om beleefd en professioneel te blijven, spreek duidelijk en concentreer u volledig op het gesprek. Zorg ervoor dat u ruimte in het gesprek laat voor reactie, neem eventuele klachten serieus en behandel ze zorgvuldig. Verder is het goed om de afspraken die in het gesprek gemaakt zijn schriftelijk vast te leggen en ze aan het einde van het gesprek wederom door te nemen met uw klant door ze samen te vatten. 
Zorg dat de afspraken helder en concreet zijn voor beide partijen. Vermijd daarom afspraken als ‘zo spoedig mogelijk’ of voor ‘volgende week’ omdat dit voor beide partijen open voor interpretatie is.  

Debiteurenbeheer uitbesteden 

Wilt u investeren in een duurzame klantrelatie en wilt u uw debiteurenbeheer uit handen geven? Wij zorgen ervoor dat uw klanten eerder betalen en behouden een goede relatie met de klant. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.  

Neem direct contact op
Back To Top