De meest voorkomende fouten op facturen

Een factuur is een belangrijk document binnen een organisatie. Hoewel de opmaak van een goede factuur niet moeilijk hoeft te zijn, worden er regelmatig facturen verstuurd met fouten. Van kleine foutjes tot het vergeten van grote dingen en belangrijke informatie. Credit Care zet de meest gemaakte fouten op een rij. 

In het artikel over de ideale factuur hebben wij laten zien dat een factuur kan worden ingedeeld in drie blokken: de kop, de regels en de voet. Wij zetten de meest gemaakte fouten per blok voor u op een rij. Laten we bovenaan beginnen.

Meest gemaakte fouten in de kop van de factuur

In de kop van de factuur staan de meest belangrijke gegevens, een deel hiervan is verplicht. De meest gemaakte fouten in de kop van de factuur zijn:

• Vergeten van verplichte nummers: het KvK-nummer en het BTW-nummer zijn verplicht op elke factuur;
• Verkeerde klantnaam: de Belastingdienst eist dat de tenaamstelling klopt, zodat het altijd duidelijk is wie de betalende partij is. Daarbij wordt een fout in de naam vaak niet in dank afgenomen;
• Gegevens komen niet overeen met KvK inschrijving: op een factuur mag zowel de juridische naam als de handelsnaam vermeld worden. Voorwaarde is dat de handelsnaam met de juiste adrescombinatie bij de KvK staat geregistreerd. Gebruikt u een handelsnaam op de factuur? Zorg er dan voor dat alle verplichte gegevens bij de KvK staan geregistreerd;
• Verkeerde of incomplete adresgegevens: naast een verkeerde klantnaam worden ook regelmatig fouten gemaakt in adresgegevens. Een verkeerde straatnaam of foutieve postcodes zijn daarin niet zeldzaam. Daarnaast mag u niet alleen een postbusnummer factureren. Ook het fysieke adres van de onderneming moet worden vermeld;
• Geen IBAN: sommige bedrijven hebben hun IBAN niet op de factuur staan. Een van de grootste redenen is door het behouden van oud briefpapier.
• Geen logo: het vermelden van uw logo is niet verplicht, maar het maakt de factuur wel goed herkenbaar. Niet alleen voor uw afnemer, maar ook voor uw eigen administratie;
• Slecht leesbare gegevens: het kan zijn dat u alle bovenstaande gegevens correct op de factuur heeft staan, maar dat deze slecht zichtbaar zijn of ‘gezocht’ moeten worden. Zorg voor het gebruikersgemak van uw afnemer dat ze kunnen vinden wat ze zoeken;
• Geen factuuromschrijving: het is voor uw afnemer en voor uw eigen administratie aan te raden om een factuuromschrijving te gebruiken. Bijvoorbeeld een referentie naar een fase van het traject of een specifiek product;
• Geen verzenddatum: een papieren factuur komt niet altijd aan op de dag van verzending en de ontvanger leest een digitale factuur niet altijd op de dag van de verzending. Daarom is het verstandig om de verzenddatum op de factuur te zetten. Het is niet toegestaan om een andere datum dan de daadwerkelijke datum op te geven.

Een foutje tussen de regels

De regels zijn het middelste gedeelte van de factuur. Hierin staat wat de geleverde producten en/of diensten zijn en wat de kosten hiervan bedragen. Ook in dit gedeelte kunnen een hoop fouten gemaakt worden. Een aantal veelgemaakte fouten in de regels:

• Verkeerde factuurdatum: een juiste verzenddatum is essentieel op de factuur. Om er zeker van te zijn dat de afnemer hier geen eigen interpretaties op los laat is het ook aan te raden om de (niet verplichte) vervaldatum te noteren;
• Geen vervaldatum: ondanks dat dit niet verplicht is, is het voor uw afnemer (en uw eigen administratie) erg handig om een vervaldatum op de factuur te noteren. Zo kan uw afnemer de transactie plannen zonder dat hij of zij zelf hoeft te berekenen op welke datum de factuur komt te vervallen, en zo kunt u eenvoudig bijhouden wanneer u verwacht het te betalen bedrag te ontvangen;
• Verkeerd factuurnummer: opvolgende factuurnummers is een must in de administratie, want zo houdt u het verkoopboek en het grootboek kloppend. Daarnaast moet iedere factuur een uniek nummer moet hebben van De Belastingdienst. Dubbele factuurnummers zorgen voor onnodige fouten en verwarring. Om dit te voorkomen is het verstandig om het facturatieproces te automatiseren;
• Verkeerde omschrijving van product of dienst: soms staat de verkeerde omschrijving of het verkeerde aantal geleverde producten op een factuur. De afnemer moet een factuur altijd kunnen verantwoorden naar de belastingdienst. Ook voor hen is het dus belangrijk dat u hierop geen fouten maakt;
• Verkeerde BTW: aan de BTW-berekening zitten een hoop regels. Zo moet u btw afronden tot twee cijfers achter de komma. Daarbij kan er sprake zijn van gesplitste BTW-tarieven (0%, 6% of 21%) die ook gesplitst op de factuur moeten staan. Bij handel met het buitenland rekening houden met buitenlandse BTW tarieven. Lees hier over buitenlandse btw;
• Verkeerd totaalbedrag: misschien wel het meest belangrijke aspect op de factuur: het te betalen bedrag. Check altijd of het totaalbedrag inderdaad de som is van de bedragen exclusief BTW en de BTW zelf. Niets is vervelender dan dat u een klant moet nabellen omdat het bedrag niet klopt en de klant extra kosten moet overmaken;

Meest gemaakte fout in de voet

Tot slot hebben we nog het onderste gedeelte van de factuur: de voet. Hierin hoeft minder informatie de staan dan in de kop en de regels.

• Niet noemen van de betalingstermijn: benadruk altijd de betalingstermijn op de factuur zodat hier geen onduidelijkheden of miscommunicatie over kan ontstaan. De betalingstermijn is anders voor B2B dan voor B2C. Daarbij kunnen de partijen in de overeenkomst afwijken van de standaard termijnen. Noem daarom altijd de termijn die u hanteert op de factuur.

Factuurfouten om te onthouden

Zowel in de kop, in de regels als in de voet is het gemakkelijk om dingen te vergeten of onjuist te noteren. Ga uw facturen eens kritisch bij langs en controleer of alles op de juiste manier in de factuur staat. Tot slot geven nog twee tips:

• Post of digitaal: stem met uw afnemer af hoe hij of zij de factuur wilt ontvangen. Het is zonde als u facturen per post verstuurt terwijl de afnemer ze liever per e-mail ontvangt.
• Aangepaste regels van de Belastingdienst: de Belastingdienst heeft voor bepaalde bedrijven en productcategorieën aangepaste regels voor facturen en bedragen. Bekijk op de website van de Belastingdienst of deze regels ook voor uw bedrijf gelden.

Voorbeelden van een factuur bekijken? Incassobureau Nova Incasso laat drie verschillende voorbeeldbrieven zien.

Facturen compleet maken of het hele proces uitbesteden?

Kunnen wij u helpen met het compleet maken van uw facturen? Of wilt u het facturatieproces en/of debiteurenbeheer liever uitbesteden? Neem vrijblijvend contact met ons op, dan bespreken we de opties.

Nooit meer een blog missen?

Schrijf u in voor de nieuwsbrief en mis nooit meer een blog of nieuwsbericht!