Voordelen van digitaal factureren

Facturen worden steeds vaker digitaal verstuurd, in plaats van per post. Er zit een aantal voordelen aan het versturen van digitale facturen. In deze blog leggen we uit wat een digitale factuur is en wat de voordelen van digitaal factureren zijn.

Wat is een digitale factuur?

Een digitale factuur is een factuur die digitaal kan worden ingezien. Meestal is dit een PDF document, maar een het kan ook een gescande papieren factuur zijn. Digitale facturen worden doorgaans per mail verstuurd naar debiteuren.

Een digitale factuur is iets anders dan een elektronische factuur, ook wel e-factuur genoemd.

De voordelen van digitale facturen

Het versturen en ontvangen van digitale facturen heeft meerdere voordelen.

Hier een aantal voordelen op een rij:

• Altijd en overal toegankelijk
• Meer overzicht
• Goedkoper
• Sneller

Altijd en overal toegankelijk

Een voordeel van digitaal factureren is dat de ontvanger altijd toegang heeft tot de facturen. Hij of zij hoeft niet bij een papieren archiefkast op een fysieke locatie te zijn, maar kan de facturen digitaal inzien.

Meer overzicht

Voor de ontvanger zorgt digitaal factureren voor meer overzicht: hij of zij kan de factuur gemakkelijker terugvinden in de mailbox en eventueel een online portaal. 

Daarbij kan de verzender door digitaal factureren over meer data beschikken. Rijkere data kan bijvoorbeeld betrekking hebben op informatie over of de factuur is aangekomen, of de mail is geopend en hoe vaak hij is geopend. Maar ook op welke links is geklikt en of het e-mailadres (niet) bestaat en dus niet is aangekomen. Dit soort rijkere data is beschikbaar bij goede debiteurenbeheer software.

Goedkoper

Daarbij is digitaal factureren goedkoper dan het versturen van papieren facturen. U bespaart kosten aan materiaal en verzending. U bespaart ook tijd, want medewerkers hoeven facturen niet meer te printen, in enveloppen te stoppen, te frankeren en te versturen per post.

Sneller

Een digitale factuur wordt gelijk ontvangen door de debiteur, terwijl een factuur per post er een of meerdere dagen over doet voordat hij de debiteur bereikt. Hoe sneller de factuur bij de ontvanger is, hoe eerder de factuur betaald kan worden.

Daarbij gaat de archivering van digitale facturen sneller, waardoor u veel tijd kunt besparen. Facturen hoeven niet meer worden gearchiveerd in een van de vele archiefkasten, maar de archivering gebeurt automatisch.

Digitaal én per post?

U kunt ervoor kiezen om een facturen digitaal én per post versturen. Zo weet u helemaal zeker dat de factuur goed wordt ontvangen door de debiteur. Sommige debiteuren hebben nog steeds de voorkeur voor papieren facturen. Bij Credit Care kunt u kiezen of u wilt dat we facturen per e-mail, post of beide versturen.

Ook digitale facturen versturen?

Bij Credit Care bieden we de optie voor digitale facturen. Daarbij gebruiken we innovatieve, zelf ontwikkelde debiteurenbeheer software. In het online portaal van Credit Care kan de opdrachtgever en medewerker onder andere herinneringen inzien en bekijken of de herinneringen zijn aangekomen en of deze zijn geopend.

In het online portaal kunt u 24/7 de status van uw facturen inzien en geven we maandelijkse rapportages over het betaalgedrag van uw debiteuren. Wilt u ook gebruik maken van debiteurenbeheer van Credit Care? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via de onderstaande knop!